Tipps für Kongressanbieter:
Kontinuierliche Öffentlichkeitsarbeit für gezielten Image-Aufbau, Tipps und praktische Lebenshilfe für Kongressanbieter wurden gerade in letzter Zeit forciert. Darunter auch für Unternehmen interessant, “Die 15 Gebote des Kongressmarketings”:
- Ein Kongress ist nicht nur eine Versammlung von Personen an einen bestimmten Ort, sondern ein wesentliches Mittel, Wissen zu transportieren und neue Erkenntnisse zu gewinnen. Je höher die Effizienz einer Tagung, desto zufriedener der Kunde.
- Der Ausdruck “Kongressveranstalter” als Sammelbegriff kann zu falschen Schlüssen führen. Kongressveranstalter im engeren Sinn ist ein Entscheidungsträger, der oft nur einmal in seiner Berufslaufbahn mit der Ausrichtung einer nationalen oder internationalen Tagung betraut wird.
- Destinationswerbung beruht im wesentlichen auf Faktoren wie Attraktivität einer Stadt oder Region, Angebot und Professionalität der Angebotsträger sowie systematische Werbung und Akquisition. Die Bewerbung eines Kongresshauses kann nur im Umfeld der Destinationswerbung erfolgreich sein.
- Argumente zu Stabilität und Sicherheit dienen der Verstärkung traditioneller Vorteile. Gerade jetzt, zur Zeit einer gewissen internationalen Vertrauenskrise, muss immer wieder herausgearbeitet werden, dass Deutschland ein politische und wirtschaftliches stabiles Land ist, er hier keine oder wenige sozialen Konflikte gibt sowie kaum Streiks und Demonstrationen.
- Die erstklassige Infrastruktur der Kongress(neben)-industrie, die zur Effizienz von Tagungen beiträgt, ist eine weitere wichtige Facette oder Destinationswerbung.
- Akquisitorische Arbeitsschwerpunkte sind vor allem in jenen Ländern zu setzen, in denen viele Organisationen, Bereinigungen und Verbände ihre Präsidenten bzw. ihre Sekretariate haben. Werbung dortselbst, verbunden mit Workshops und Einladungen zu Inspektionsbesuchen, bildet das rückgrad jeglicher Akquisition.
- Die zu bearbeitenden Hauptherkunftsgebiete der Entscheidungsträger gliedern sich in jene, die wesentlichen Anteil am Gesamtaufkommen der Kongresse haben (Sitz der Sekretariate usw.) und daher durch ständige Aktionen erhalten und aufgebaut werden müssen, Erhaltungsmärkte, und für den Kongress- und Incentiv-Tourismus im wesentlichen zu entwickelnde Gebiete, Entwicklungsmärkte, sowie den Inlandsmarkt als Spezialfall.
- Basis jeglicher Akquisition ist eine (nach Möglichkeit EDV-gesteuerte) Datei mit einer Grunddatenmenge, die im Laufe der Jahre durch permanente Bearbeitung auf reelle Schlüsselkontakte reduziert werden muss.
- Die Mitgliedschaft bei nationalen und internationalen Verbänden ist ein wesentlicher Bestandteil der Akquisitionsarbeit. Sie ermöglicht nicht nur das ergänzen und Austauschen von Daten über Kongressveranstalter, sondern ist auch wichtig für die Beobachtung der Entwicklung des Kongressgeschäftes und ermöglicht einen Lernprozess im eigenen Haus.
- Für die effiziente Vermarktung einer Destination müssen auch spezifische Daten zusammengetragen werden, mit deren Hilfe spezielle, oft am Rande des touristischen Geschehens angesiedelte Zielgruppen angesprochen werden können.
- Kongresse kosten nicht nur dem Veranstalter, sondern auch der gastgebenden Stadt Geld. Kongressveranstalterstellen oft Subventionen als Bedingung für die Auswahl der Tagungsortes. Es ist zu beachten, dass der Rückfluss dieser Subvention durch die Umwegsrentabilität in vielen fällen nicht mehr möglich ist. Kongressgeschäft soll Geschäft bleiben.
- Gute Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenspiel aller Werbebesteller einer Region ist unabdingbar für einen Tagungsort.
- Kongressakquisition ist auf Anbieter und Käuferseite personenbezogen und Vertrauenssache. die Betreuung des Veranstalters durch ein und dieselbe Bezugsperson, von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Geschäftsabschluss, ist notwendig. Diese Bezugsperson muss mehrsprachig sein und über kongress-spezifisches Know-How verfügen.
- Neben Akquisitionsreisen dienen Präsentationen bei Fachmessen, die Teilnahme an Fachkongressen und die Organisation von Workshops dazu, das Kongressangebot eines Ortes oder einer Region Multiplikatoren und Entscheidungsträgern effizient zu präsentieren.
- Publikationen müssen auf kongress-spezifische Angebote und auf die anzusprechende Zielgruppe abgestimmt sein und dürfen sich keinesfalls in einer Zusammenstellung allgemeingültiger Ortsprospekte erschöpfen.
