Worauf ein PCO, ein „Professional Congress Organiser“ in internationalen Kongress-Städten achtet, welchen Anforderungen sich Städte, die internationale Kongresse an Land ziehen wollen, stellen müsse, was sie bieten müssen, fasst Charles Day, erfahrener Schweizer PCO, zusammen.
Verkehrsanbindung:
Ganz wichtig ist bei internationalen Kongressen die gute und schnelle Erreichbarkeit der Kongressortes aus der ganzen Welt. Die Fachleute und Kongressteilnehmer kommen aus allen Erdteilen und - time is money – ihre Zeitkomponente ist eine meist sehr beschränkt. Daher überprüft ein PCO in seiner Vorarbeit ganz genau die diesbezüglichen Facilitäten.
Das heißt: Wo ist der nächste internationale Flughafen? Wie weit ist dieser vom Kongreßzentrum entfernt? Wie groß sind die Distanzen zu Bahnhöfen und Hauptverkehrsknotenpunkten? Wie werden die Distanzen zu Flughäfen und Bahnhöfen überwunden?
Meeting-Facilitäten:
Ein großes Auditorium mit guter Ausstattung ist ans sich Selbstverständlichkeit. Ganz wichtig und vielerorts nicht mehr so selbstverständlich sind eine Vielzahl kleiner und kleinster Räumlichkeiten für Gruppen-Meetings und Arbeitskreise, ein gut funktionierendes Sekretariat, eine Presse-Zentrum, Druckerei- und Kopier-Möglichkeiten sowie Internetzugang etc.
Und – last but not least – die herzliche und freundliche Aufnahme im Kongreßzentrum, Die nicht nur in Worten, sondern auch in Gesten. Die Gastlichkeit und Freundlichkeit sollte in alles, in jede einzelnen Serviceeinrichtung transportiert werden und zu spüren sein.
Fremdsprachen-Service:
Ausschlaggebend ist eine wirklich gute Ausstattung und Ausrüstung. Gute Dolmetscher sind ebenso wichtig wie kooperative Techniker.
Hotel-Unterbringung:
Wichtigster Grundsatz ist hier, den lokalen Transport so minimal wie möglich zu halten. Ganz hervorragend sind natürlich erstklassige Hotels in Gehdistanz zum Kongreßzentrum oder, wenn sich ein Kongreßzentrum und ein Hotel unter einem Dach oder in direkter Anbindung miteinander befinden. Sonderbarerweise sind bei einer Vielzahl von Kongressen die Kosten für die Unterbringung gar nicht ausschlaggebend. Für den Veranstalter eines Kongresses viel wichtiger ist die gute Atmosphäre im Haus, der reibungslose Ablauf, einige gute Zusammenarbeit mit dem Hotelpersonal und die gute Zusammenarbeit des Hotels mit dem Kongreßzentrum, etwa wenn es darum geht, Kongressinformationen oder –dokumentierte im Hotel zu distribuieren usw.
Die infrastrukturelle Ausstattung:
Post, Bank und Wechselmöglichkeit, ein Reisebüro, medizinische und zahnmedizinische Versorgungsmöglichkeiten direkt am Tagungsort, im Kongreßzentrum sind ein großes Plus für dieses.
Catering:
Wichtig ist die Möglichkeit, dass alle Kongressteilnehmer gemeinsam in einem Raum (Oftmals ein großer Saal) die Mahlzeiten zu sich nehmen können. Das ist etwas, was von den Kongressveranstaltern häufig gewünscht wird, weil es sonst immer wieder zu Schwierigkeiten in der gerechten, sinnvollen und rangmäßigen Aufteilung des Tagungsteilnehmer bei den Mahlzeiten kommen kann (wer sitzt im Raum des Präsidenten? etc.)
Darüber hinaus sollte es aber dennoch eine Vielzahl verschiedener Restaurant in Gehdistanz geben. Die Kongressteilnehmer bekommen oft Gutscheine für die Verpflegung. Wichtig wäre es, dass die Möglichkeit besteht, diese Gutscheine alternierend in den verschiedenen Restaurants verwenden zu können.
Special Programme:
Gute und interessante Möglichkeiten für die Programmgestaltung der Begleitpersonen sind sehr wichtig. Viele Kongressteilnehmer wünschen sich Vor- und Nachkongressveranstaltungen, -reisen oder –exkursionen. Diesbezügliche Programme sollen einen hohen Freizeitcharakter habe, man soll sich dabei entspannen können. Auch während des Kongresses wird oftmals eine Auflockerung gewünscht, damit sind nicht etwa offizielle Abendveranstaltungen gemeint, sondern die Möglichkeit für Exkursionen, für gemeinsame und individuelle Freizeitgestaltung, Entspannungs- und Sportmöglichkeiten etc. Der Kongressort und seine unmittelbare und weitere Umgebung sollten dafür genügend Möglichkeiten anbieten können.
Sicherheit:
Bei den Überlegungen eines Kongressveranstalters und eines PCO’s, wo eine Veranstaltung stattfinden soll, ist die Sicherheitsfrage immer wichtiger. Ist die individuelle Sicherheit für jeden einzelnen Kongressgast gewährleistet, und wie steht es mit der sozialen Sicherheit, dem sozialen Frieden des in frage kommenden Landes (Streiks usw.)
Einreisebestimmungen und Empfang:
Wird ein Visum gebraucht? Wie sehen die Zollbestimmungen aus und wie werden sie gehandhabt? Letzteres ist vor allem ganz besonders wichtig für Give-aways, kleine Geschenke, die auf jedem Kongress den Teilnehmern, den Mitarbeitern, den Politikern oder offiziellen Funktionären usw. überreicht werden. Die Zollbestimmungen sind auch wichtig für den problemlosen Abtransport der Exponate für kongressbegleitende Ausstellungen. Die reibungslose Abwicklung der einreise ist ein ganz wichtiger Faktor dafür, dass sich der Kongressgast wohl und willkommen fühlt.
Darüber hinaus achtet ein Kongressveranstalter und ein PCO auch darauf, ob das „Gesellschaftliche Bewusstsein“ in Kongressort stimmt. Das heißt, ob die Bevölkerung, der örtliche Handel, die zuständigen Behörden bei dem Kongress „mitspielen“. Also z.B. ob die Beschilderung von Zufahrtswegen, von Willkommens-Transparenten etc. stimmt, ob der örtliche Handel dazu bereit ist, Kongressteilnehmer Sonderkonditionen einzuräumen, sie besonders aufmerksam zu bedienen, ob Fremdsprachen gesprochen werden, ob Taxifahrer und das Personal der öffentlichen Verkehrsmittel informiert und gebrieft sind usw.
